Vous êtes un dirigeant.e d’entreprise, d’une startup, d’une marque régionale montante, d’une organisation cotée en bourse, ou encore d’une licorne en devenir… Vous êtes connu.e des leaders d’opinion et de vos prospects cibles, un peu, beaucoup, pas du tout… Mais aujourd’hui, vous souhaitez pour répondre à vos objectifs économiques bâtir ou consolider votre relation avec les médias et mieux maîtriser la réputation de votre entreprise. À ce titre, vous vous orientez vers l’accompagnement d’un cabinet de conseil en relations publiques. Quelles informations importantes communiquer ? Comment traduire votre problématique ? Quels objectifs et données partager ? Retour sur les prérequis pour élaborer un bon brief RP.
La phase de qualification préalable à la construction du brief
Cela peut sembler évident, mais il est de bon ton de rappeler qu’une première prise de contact avec les agences RP que vous avez (pré)sélectionnées est primordiale avant l’envoi d’un brief détaillé. Le but ici est de s’assurer que chacun est aligné. Que ce soit par mail ou au téléphone, renseignez-vous au maximum sur les offres et les exigences de l’agence par rapport à vos besoins et vos moyens : le budget que vous avez prévu correspond-il ? L’agence de relations presse est-elle familière avec votre secteur d’activité ? Pour combien de temps sollicitez-vous l’appui de l’agence ? Sur quels canaux ?
Introduce yourself
Une fois que tout le monde est aligné sur les termes préalables, vous pouvez envoyer votre brief. Comment se présente-t-il ? Il n’y a pas de bonne réponse à cette question. Que ce soit en corps de mail ou dans un doc à part, il est cependant important d’y faire apparaître les informations pertinentes qui permettront l’élaboration par l’agence d’un premier niveau d’analyse et de préconisations.
Premièrement, présentez-vous, même si vous êtes connu et reconnu dans votre domaine ! Depuis combien de temps existez-vous ? Quel est votre secteur d’activité ? Combien de structures avez-vous en France, en Europe, dans le monde ? Quelle est votre situation financière ? De qui est composée votre organisation ? Quelle est la composition de votre porte-parolat ? Quels sont vos valeurs et engagements ? Quels sont les objectifs économiques et réputationnels à soutenir ?
Cette biographie corporate ou personnelle est essentielle pour que l’agence puisse bien cerner votre organisation, votre environnement ainsi que vos besoins.
Définissez votre problématique
Une fois les présentations faites, exposez votre problématique en une phrase si possible (par exemple : « Nous souhaitons devenir un référent dans le secteur de la cosmétique en ligne »). Dès lors, vous arriverez aisément à dérouler les actions qui vous permettent de poser cette problématique : nouveau DG, élargissement de la gamme de produits, politique RSE, etc. Ce sont ces annonces et ces actualités qui permettront à l’agence de définir une stratégie et un calendrier de communication. Elles sont essentielles à la conception d’une campagne rythmée et réussie.
D’autre part, en marge des annonces à venir, vous avez peut-être fait un simple constat qui vous a amené à solliciter l’expertise d’une agence. Peut-être souhaitez-vous simplement changer d’agence pour donner un souffle nouveau à votre campagne ou encore bénéficier d’un plus haut niveau de conseil ? Vous n’avez jamais fait de RP mais souhaitez construire une relation durable avec les journalistes ? Dans la mesure du possible, faites apparaître ce contexte et cet historique au sein de votre brief.
Soyez précis sur vos objectifs dans le brief
Maintenant que votre problématique est posée, exposez vos objectifs.
Il s’agit ici de plusieurs choses : il peut s’agir des personas que vous ciblez, des médias dans lesquels vous pensez que vous devriez apparaître, mais aussi vos objectifs business ou encore RSE. Une bonne agence vous challengera sûrement sur ces points avant de construire une proposition. Tout ce qui concourt à la définition de votre vision et de vos ambitions viendra nourrir l’équipe RP qui s’attellera à vous développer une recommandation stratégique.
N’oubliez pas de mettre en avant les moyens qui vous permettraient d’atteindre ces objectifs et de résoudre votre problématique.
Donnez un maximum de visibilité à l’agence RP
Comme vu précédemment, si la question pécuniaire a été abordée dès la prise de contact, vous devez au maximum faire preuve de transparence avec l’agence que vous contactez. Soyez précis sur la date de rendu ou de présentation de la recommandation stratégique, de même que la date souhaitée pour démarrer la collaboration. Si possible, partagez le nombre d’agences que vous souhaitez shortlister. Estimez à quelle date vous comptez démarrer la collaboration. Si vous avez des contacts journalistiques au moment de l’appel d’offres, n’hésitez pas à le mentionner.
Bref, vous l’aurez compris, la visibilité que vous apporterez à l’agence l’aidera à construire le plan et le conseil qui correspond à vos ambitions et à vos objectifs.
